В сфере деловой переписки письмо-запрос является довольно распространенным инструментом. Оно используется в ситуациях, когда одна сторона хочет получить определенную информацию от другой стороны. В данной статье представлены примеры и рекомендации по написанию такого письма.

Назначение и содержание

Главная цель заключается в получении актуальной и достоверной информации от конкретного человека. Обычно письмо составляется одной юридической организацией и адресовано другой. Однако в общем случае оно может быть оформлено любым лицом.

Частные предприниматели с различными бизнес-идеями;

отдельными лицами; индивидуальными гражданами; отдельными участниками общества; гражданами в своем частном качестве; отдельными индивидуумами; отдельными членами общества; отдельными представителями гражданского сообщества; индивидуальными частниками общества.

представителями государственных структур;

людьми, работающими в сфере общественных дел и другими заинтересованными лицами

Такой вид деловой переписки является особенным и не имеет установленного стандарта. Однако, в практике сформировались определенные требования к содержанию данного документа. В нем необходимо присутствовать следующие информационные данные:

Наименование отправителя было изменено.

Имя получателя (адресата).

Дата и номер документа при его регистрации в журнале исходящей переписки.

Наименование бумаги обычно отражает сущность просьбы – например: «Желание получить дубликаты документов».

Причинами, породившими необходимость написания данного запроса, являются основные обстоятельства.

Можно уточнить, какие конкретные данные требуется получить?

Иногда к основному письму-запросу также прикладываются приложения — документы, включающие копии или оригиналы, которые могут иметь название и указание на количество страниц.

По окончании возможно дополнительно указать предпочтительный метод ответа – через электронную почту или по электронной почте. В большинстве случаев принято отправлять ответ таким же способом, каким поступила сама просьба, однако в конечном итоге решение остается на усмотрение отправителя.

Необходимые элементы, которые обычно указываются в документе, включают дату, подпись, разбор подписи, занимаемую должность просителя и официальную печать организации. В редких случаях организации могут не использовать печать в своей документации, в таком случае достаточно поставить только собственноручную подпись.

Обычно, его создают на официальном бланке предприятия. Наличие информации о реквизитах компании или индивидуального предпринимателя обязательно. Желательно использовать напечатанную форму оформления, хотя иногда письмо составляют вручную.

Отправка возможна с помощью различных методов:

путем отправки по обыкновенной почте;

отправлять письма электронной почтой

отправить документ посредством факсимильной связи;

Осуществить доставку с использованием курьера.

Если вам необходимо иметь официальное подтверждение отправки письма, наилучшим вариантом будет передать его физически — по почте или с помощью курьера. Таким образом, вы сможете получить уведомление о доставке, которое будет являться надежным доказательством факта и точной даты доставки.

Разновидности и образцы составления: 5 вариантов

В связи с возможностью обращаться за информацией к различным представителям по разным поводам, количество разновидностей образцов писем-запросов составляет не менее пяти. Они подразделяются по различным критериям — в зависимости от получателя (налоговая инспекция, банк, органы власти) или по сути просьбы (получение уточнений о условиях договора, запрос копий документов и т.д.). Далее будут рассмотрены наиболее распространенные типы таких писем.

О предоставлении сведений

Этот способ отправки сообщений очень распространен — фирма просит предоставить не самые документы, а конкретные данные, например:

прайс-лист;

условия проведения акции и предоставления сниженных цен;

Подробности о продукте и другие технические параметры.

В таком случае необходимо точно указать свою просьбу, например, если требуется получить дополнительные сведения о товаре, полностью указывают его название, марку, артикул и другие идентификационные данные.

Об отрицании фактов

Такая ситуация возникает, когда требуется получить информацию из различных документов (например, из приказов об приеме или увольнении). Потребность в написании запросного письма связана с необходимостью подтверждения определенных данных (например, был ли сотрудник на работе в конкретный период, когда произошло его увольнение и т.д.).

Относительно предоставления необходимых бумаг

В такой ситуации требуется, чтобы компания предоставила определенные документы, обычно в виде копий. При этом необходимо указать название каждой бумаги. При необходимости также может быть сделано дополнительное требование о заверении копий, то есть о наличии подписи и печати организации на каждой странице.

Среди прочих видов, в данной сфере можно выделить письмо-запрос, где компания запрашивает предоставить образец акта сверки. Данная бумага необходима для проверки наличия или отсутствия задолженности или переплаты по определенным платежам.

Обращение к налоговой инспекции

Этот документ обычно подписывает главный бухгалтер и используется для получения разъяснений по различным налоговым законам, раскрытия личной информации в соответствии с исполнительными листами и другими.

Запрос наличных в учреждение кредитования

Клиенты банка обращаются с запросами о разъяснении отдельных пунктов соглашения, возможности переструктурирования задолженности, оформления кредита на более выгодных условиях, продления срока действия договора и других подобных вопросах.

Сроки ответа

Каким бы образцом не пользовались, нормы ответа на запрос определяются с учетом установившихся деловых обычаев. В связи с тем, что законодательством не предусмотрено регулирование подобной ситуации, компании имеют право самостоятельно определить, сколько времени им потребуется для ответа. Обычно этот срок составляет 10-15 рабочих дней.

Если необходимо проводить дополнительные запросы для получения требуемых данных, что, в свою очередь, займет дополнительное время, стоит сообщить об этом отправителю. В ответном письме следует указать, что письмо получено и приступить к работе, а также предоставить примерные сроки ответа.

В некоторых ситуациях, временные рамки для ответов могут быть определены законодательством или внутренними правилами компании. Например, государственные органы и банковские учреждения обычно обязаны предоставить ответ в течение 30 календарных дней.

Руководство по написанию деловых писем в видео формате, основанные на общих рекомендациях.

Составляем письмо-запрос: образцы и принципы оформления

Составляем письмо-запрос: образцы и принципы оформления

Письмо-запрос представляет собой определенный тип делового письма. Оно предназначено для отправки партнерам, контрагентам, государственным органам и т. д. В некоторых случаях можно обойтись без него (например, попросив устно коллегу-предпринимателя предоставить необходимую информацию), однако в общем случае пренебрегать такими сообщениями не рекомендуется. Важно соблюдать установленный порядок.

Какие запросы допустимы?

Данные (о свойствах продукта и его доступности, о вариантах доставки и сроках получения, о причинах задержки отправления и других нюансах).

Речь идет о различных материалах, которые могут быть представлены в виде документов или предметов, таких как бумаги, необходимые для составления договоров, образцы товаров и другие подобные предметы.

Если у вас есть вопросы или непонятки, если вам необходимы документы или прайс-листы, пожалуйста, напишите запрос по электронной почте.

Структура письма

Представляются аналогичные послания при помощи аналогичных стратегий, как и в случае других корпоративных сообщений.

вначале указываются данные получателя и отправителя;

затем следует указать дату создания и исходящий номер документа;

Как сделать текст уникальным, перефразируя его на русском языке без использования помощи или копирования?

запрос на обращение к адресату (допускается указывать имя и отчество, за исключением ситуаций, когда письмо предназначено для официальных органов);

Основная проблема состоит в следующем;

положительное пожелание успешного сотрудничества;

благодарность;

Должность, полное имя и автограф отправителя.

Из-за того, что письмо-запрос является официальным документом, рекомендуется делать его на фирменном бланке. Пример письма-запроса доступен для загрузки по этой ссылке.

Как писать?

Начну свой запрос с краткого пояснения причин, по которым я обращаюсь. Простое требование информации без объяснения причин (особенно в форме ультиматума, как это делают некоторые) является неэтичным.

в соответствии с предварительными согласованиями, заключенными между нами

сохраняя цель избежания потенциальных контроверзий.

в соответствии с подписанным контрактом

с целью оформления соглашения

Если потребуется, можно прибегнуть к ссылкам на действующие законодательные акты. Например, если закон устанавливает требование о предварительном ознакомлении с определенными документами перед заключением договора, в письме можно указать: «В соответствии с положениями Федерального закона от 24.07.2012 № 397-ФЗ…». Перейти к основной части сообщения без предварительных пояснений можно только в случаях, когда причина запроса очевидна (например, при написании коммерческого предложения по установленному образцу). Однако, если обращение связано со нестандартной ситуацией, следует детально описать ситуацию и изложить свои мотивы, чтобы у получателя не возникло вопросов.

Важно сформулировать одно конкретное требование в содержательной части, по возможности кратко. Лучше не просить разъяснений по нескольким тематикам в одном послании. Но это не обязательно, если у вас есть несколько маленьких вопросов (около 5-10), можно написать отдельное письмо по каждому из них. Такой подход избежит излишнего формализма и не перегрузит получателя. В начале можно использовать стандартные вводные фразы.

«пожалуйста, уведомите нас о…»

Мы будем необыкновенно благодарны, если вы…

Просим любезно направить…

Каждый запрос требует своего ответа. В случае, если вопрос срочный и требует немедленного решения, вы можете тактично отметить, что вам бы хотелось получить ответ как можно скорее. Для этой цели могут быть использованы следующие выражения:

Пожалуйста, ответьте нам как можно быстрее, если это возможно.

Мы просим вас ответить в течение пяти дней.

Мы просим предоставить ответ в течение 14 дней.

С нетерпением ожидаем сообщения от Вас.

Прошу выслать необходимые документы по электронной почте в ближайшее время.

Обычно послание-запрос обычно ограничено несколькими словами. Не требуется разглагольствовать и высказывать свои мысли, скольжащие в стороны.

Далее приведены иллюстрации наиболее часто встречающихся обращений.

Образец письма-запроса о предоставлении документов

Дорогой Владимир Александрович!

Для осуществления соглашения между компанией «Артемида» и фирмой «Шварценшпигель» необходимо предоставить следующие пакет документов:

Учетный документ, регламентирующий функционирование и деятельность коллектива.

документы, подтверждающие ОГРН и ИНН;

Официальное документирование создания компании (выданное ИФНС в соответствии с законом);

Уведомление о приобретении должности исполнительного директора.

Просьба отправить оригиналы документов через почту России или курьерскую службу, а также их копии по электронной почте на general@site.com.

Образец письма-запроса о предоставлении информации

Дорогой Пётр Владимирович!

Просьба сообщить мне о возможности приобретения 10 штук корабельных двигателей Е-100 (код СРК-1738-8476) и ознакомить с условиями доставки и оплаты до 10 декабря 2015 года. Заранее благодарю за оперативный ответ!

Образец письма-запроса о разъяснении

Дорогой Александр Петрович!

Просьба дать подробную информацию о процедуре перевозки макак-резусов из Северного Вьетнама, чтобы избежать возможных споров. Какие виды транспорта используются на каждом этапе доставки? Существует ли риск для жизни и здоровья животных? Какой максимальный срок доставки мне следует ожидать? Жду с нетерпением вашего ответа.

При составлении письма, исходите из предложенных образцов, соблюдайте вежливость и деловую этику. Важно избегать угроз, ультиматумов и обещаний обратиться в официальные органы, если не получите ответа. Вашу просьбу следует формулировать максимально корректно, даже если получатель явно не желает ее исполнить. В случае отсутствия ответа или получения официального отказа в предоставлении данных, может потребоваться принятие более серьезных мер, например, написание предупредительного письма.

Корректное определение продолжительности полномочий руководителя

«Чайхона 1» — революционная франшиза, занимающая первое место в мире чаепитий.

Какие данные необходимы и где можно найти информацию для оплаты УСН?

Сокращаем расходы на посреднические услуги: какова стоимость собственного открытия ООО?

Получение успеха в малом бизнесе: практическое пошаговое руководство по открытию овощного киоска.

Какие документы необходимо собрать аспиранту, чтобы зарегистрировать индивидуального предпринимателя?

Расчет и оценка выгоды от патента в 2015 году: способы определения стоимости

Инструкция по заполнению и текущий образец бланка формы Р14001

Молодым предпринимателям предоставляется возможность использовать материалы интернет-журнала «Дежур» только после получения предварительного согласия администрации. Авторские права на контент принадлежат журналу «Дежур» и его администрации.