Повышение эффективности бизнеса может быть достигнуто путем оптимизации количества сотрудников в организации. Лидеры всегда стремятся сократить расходы на ведение бизнеса, и затраты на персонал являются значительной частью бюджета предприятия. Поэтому одной из основных задач в организации эффективного бизнес-процесса является оптимизация численности персонала.
Сокращение численности сотрудников достигается путем:
Основные этапы реализации проекта «Улучшение эффективности использования сотрудников»:
Достижение оптимального числа сотрудников в процессе оптимизации кадровых ресурсов:
- Разработка концепции организационной структуры, прицельной на перспективу.
Структура предприятия состоит из отдельных частей, которые имеют определенные полномочия и обязанности. Кроме того, она включает в себя распределение работы между различными подразделениями и влияние на атмосферу внутри коллектива, включая взаимодействие между подчиненными сотрудниками и руководством.
Эффективность работы всего коллектива и отдельных подразделений в организации напрямую связана с хорошо продуманной организационной структурой. Если структура организации безупречна, то управление процессами внутри нее становится гораздо более удобным.
Специалисты компании «Fiokan» имеют возможность исследовать текущую структуру организации предприятия, после чего они составят заключение о ее эффективности и разработают план корректирующих мероприятий для достижения оптимальных результатов.
Наша компания будет осуществлять работу специалистов поэтапно.
Оптимизация количества сотрудников и структуры организации вовремя поможет избежать ряда затруднений и поднять бизнес на новую высоту качества.
Интересует ли вас индивидуальное предложение, которое решит задачу и предложит оптимальные условия оплаты?
Оптимизация штата и оргструктуры компании
Оптимизация штата и оргструктуры компании
Переорганизация штата сотрудников и оптимизация структуры организации — это сложное задание для любой компании. Чтобы облегчить процесс визуализации проекта изменений, детализации отчетности и принятия оптимальных решений в ограниченные сроки, можно пользоваться пошаговыми методами, которые подробно описаны в данной статье.
СЦЕНАРИИ ОПТИМИЗАЦИИ
Перед стартом процесса оптимизации количества сотрудников, проводят изучение опыта других организаций, анализируют возможные варианты развития, тщательно придерживаются указаний руководства, стратегии предприятия и действующего законодательства.
Эксперты компании разрабатывают эффективные стратегии оптимизации.
определение несоответствующих должностных обязанностей, неправильное разделение функций между сотрудниками, недостаточная ясность в подчиненности и ответственности. Корректировка организационно-штатной структуры позволит снизить вероятность возникновения конфликтов, оптимизировать рабочие процессы и повысить эффективность работы коллектива.
управление персоналом, финансовые операции, маркетинговые стратегии и разработка новых продуктов. В то же время, определенные функции могут быть децентрализованы, чтобы повысить оперативность и эффективность управления.
3) организация передачи конкретных бизнес-процессов на аутсорсинг. Создание оптимального соотношения между задачами, выполняемыми внутри компании, и услугами, приобретаемыми у внешних поставщиков.
4) объединение или реорганизация отделов, слияние рабочих мест. Варианты решения:
5) оптимизация штата сотрудников, не вовлеченных в процесс генерации дохода компании;
активизация всех имеющихся законодательных средств
При выборе способа оптимизации необходимо учитывать отраслевую принадлежность предприятия, используемые технологии, размеры организации и другие факторы.
ОПТИМИЗАЦИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-ШТАТНОЙ СТРУКТУРЫ И ЧИСЛЕННОСТИ ПЕРСОНАЛА
Допустим, высшее руководство выдвигает перед экономическим отделом задачу — выполнить реорганизацию организационной структуры и сократить количество сотрудников в кратчайшие сроки.
Если сжатые сроки требуют проведения оптимизации, экономисты и управленцы вынуждены пропустить ряд значимых этапов:
При таких обстоятельствах локальным руководителям поручают осуществлять планирование и реализацию проектов преобразования поэтапно.
На первом этапе предоставляется руководителям отделов стратегия оптимизации и новые цели в планово-экономической сфере, которые они обязаны достичь. Реализация может включать следующие показатели:
На втором этапе осуществляется разработка формы проекта изменений в программе Excel (таблица 1), которая затем отправляется на заполнение в структурные подразделения организации (отделы, департаменты, филиалы, компании группы). Важно установить конкретный срок представления заполненной формы в электронном виде, подписанной руководителем подразделения.
Необходимо отметить, что таблицу в Excel для настройки формы проекта изменений можно представить в виде плоской структуры.
Чтобы установить плоскую таблицу, необходимо выполнять определенные критерии.
На следующих этапах, с помощью Power Query, данные по разделам могут быть удобно объединены в одном месте.
В Восточном филиале, в соответствии с намеченными изменениями (см. таблицу 1), планируется удаление должности кладовщика. Задачи, связанные с выдачей инструментов и списанием комплектующих, будут поручены мастерам и бригадирам электроцеха. В связи с тем, что все ставки уже заняты, принято решение о сокращении избыточного персонала в соответствии со всеми требованиями законодательства или о переводе на свободные ставки.
Перед оптимизацией количества сотрудников в филиале была нехватка электромонтеров, ответственных за ремонт и обслуживание оборудования. В результате планируемых изменений планируется снижение ставок дежурных электромонтеров и перевод рабочих на свободные вакансии электромонтеров, занимающихся ремонтом и обслуживанием оборудования. Компетентность нашего персонала позволяет осуществить это.
Таким образом, при урезании числа вакансий для должности электромонтера, не будет укорочено количество уже занятых позиций, и все задачи будут успешно выполнены при соблюдении установленного объема работы.
Таблица 1. План реформ в отделении Восточного региона
Филиал
Подразделение
Должность
До осуществления оптимизации, нормативные единицы.
После проведения оптимизации стандартные единицы были изменены.
Количество работников, прежде чем произошли изменения для повышения эффективности.
После проведения процесса оптимизации количество персонала фактически изменилось.
Объяснение задуманных модификаций.
Принятие мер по снижению излишнего количества сотрудников
Отключение работников до и после (плюс/минус)
Выключение, работники, предварительно/после (-/+)
Лишнее количество людей.
Управление численностью персонала
Управление численностью персонала
Читай позднее, 4139, в 10:00, 01.08.2023.
В 2022 году 33% компаний в России столкнулись с уменьшением своего штата, и особенно это коснулось крупных организаций (44%). Однако, к весне 2025 года настроение бизнеса стало оптимистичным: согласно совместному исследованию РШУ и Getexperts, 25% компаний заявили, что, скорее всего, не будет сокращений в их организациях, 12% уверены, что сокращения точно не произойдут, а 27% даже рассказали о планах по увеличению штата. Владельцы компаний в первую очередь заинтересованы в долгосрочной устойчивости своего бизнеса. Поэтому им важно иметь оптимальное количество персонала и «запасные игроки» на все ключевые должности, включая генерального директора. В связи с этим управление численностью и составом персонала становится одной из главных задач отдела кадров. — Почему бизнесу нужна оптимизация численности персонала — Как определить оптимальное количество сотрудников — Управление численностью персонала организации: правильный подход к построению системы
Зачем бизнесу оптимизировать численность персонала
Как определить оптимальную численность сотрудников
В основном размеры штата напрямую зависят от статуса организации. По закону 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» установлены следующие границы: микроорганизация не должна иметь более 15 сотрудников, малое предприятие — от 15 до 100 сотрудников, среднее предприятие — от 100 до 250 сотрудников, а крупный бизнес — более 250 человек.
Дополнительные сведения и процесс регистрации
С ростом предприятия меняется и потребность в изменении штата сотрудников. Это можно сделать экологичным способом, чтобы каждый отдельный специалист сохранял свою ценность, а также чтобы приобрести новые навыки через привлечение внешних исполнителей (аутсорсинг). В любом из этих случаев, особенно в первом, необходимо следить за соотношением между численностью персонала и объемом задач. Например, популярная сеть магазинов Вкусвилл, которая сегодня имеет 30 000 сотрудников, 1350 магазинов и входит в десятку крупнейших продовольственных ритейлеров России (с оборотом более 162 млрд рублей), 14 лет назад была небольшой компанией с одним торговым павильоном в Москве.
Эффективное управление количеством сотрудников — это прежде всего разумное распределение человеческого потенциала и снижение затрат на заработную плату, включая улучшение структуры персонала.
Для определения оптимального количества сотрудников необходимо учитывать различные факторы, такие как сложность, характер работы, объем работ, уровень автоматизации, оснащенность и компьютеризация процессов. Важно ориентироваться на нормативы, среднюю численность сотрудников и структуру компании. Также необходимо помнить, что даже недостаток одного ключевого сотрудника может существенно повлиять на результаты всего бизнеса.
Расчет оптимальной численности сотрудников может осуществляться различными способами, которые имеют свои плюсы и минусы.
Когда высшее руководство организации сталкивается с необходимостью сократить расходы и не обладает знаниями о том, как это сделать, учитывая экологические аспекты, они обычно прибегают к массовому сокращению сотрудников. Это стратегия, известная как «разнарядка». Руководство компании выпускает приказы о сокращении персонала в определенные сроки. Такие приказы выполняются независимо от численности и структуры сотрудников в отделе. В тяжелой финансовой ситуации разнарядки могут продолжаться до тех пор, пока не станет очевидно, что персонал уже не в состоянии справиться с объемом задач и работать эффективно.
На самом деле, ни одна из представленных техник не является истинно эффективной. Самым результативным подходом будет умелое сочетание различных методик и основывание выводов на сбалансированной оценке.
Управление численностью персонала организации: как правильно подойти к выстраиванию системы
Вначале стоит определить конкретную цель: какие именно результаты вы желаете достичь, управляя численностью сотрудников? Возможно, вам нужно просто знать точное количество сотрудников для организации работы, либо вам требуется непрерывное улучшение рабочих процессов, чтобы опередить своих конкурентов.
Такие разнообразные цели предполагают использование различных ресурсов и инструментов, которые отличаются опытом и квалификацией сотрудников. Поэтому первоначально необходимо определить структуру персонала, то есть разделить работников на группы по разным критериям, таким как социальные, профессиональные, демографические и другие. Это позволит значительно увеличить эффективность использования человеческих ресурсов, а именно:
Оптимизация численности сотрудников является сложным и, зачастую, неприятным средством снижения расходов компании. При правильном применении, после полного анализа текущей ситуации и прогнозирования последствий, она будет эффективной и приведет к ожидаемым результатам. Однако еще лучше построить организационную структуру и систему управления компанией таким образом, чтобы можно было предотвращать ситуации, требующие резкого сокращения персонала.
Если руководство столкнулось с необходимостью сократить расходы на персонал, следует воздержаться от спешных действий. Перед тем как уволить сотрудников, необходимо исчерпать все внутренние резервы и возможности для сохранения штата и рабочих мест. Временное отправление команды в отпуск, перевод на неполный рабочий день или удаленную работу может быть разумным решением. Предварительно стоит обдумать, что ситуация может измениться в ближайшем будущем, и тогда понадобятся надежные и опытные сотрудники, знакомые с особенностями работы в компании.
Как правильно оптимизировать штат: общие правила
Как правильно оптимизировать штат: общие правила
Многие организации оказались в застое из-за экономического кризиса: расходы на деловые операции и персонал остаются прежними, а доходы не поступают. В такой ситуации имеется несколько решений, включая оптимизацию персонала. Мы изложили особенности сокращения и предоставили компактное руководство.
Что такое оптимизация штата
В традиционном смысле, персональная оптимизация означает сокращение одной или нескольких должностей. Однако на деле работодатели прибегают к увольнению нескольких сотрудников одновременно на различных должностях. Это крайняя мера, которая необходима в условиях кризисной нестабильности.
На примере кафе можно проиллюстрировать следующую ситуацию: у владельца заведения возникла необходимость расстаться с тремя повара и двумя менеджерами, при этом он решил упразднить должность кассира. Обязанности кассира будут переданы на плечи оставшегося менеджера.
Зачем сокращать персонал
Оптимизация штата сотрудников становится актуальной в случае экономических и финансовых трудностей в бизнесе. Вот первые признаки, указывающие на надвигающийся кризис в компании:
Снизить расходы на персонал возможно путем рационализации процессов, пересмотра расходов и акцентирования внимания на кризисном развитии, однако данный процесс должен включать сокращение неэффективных сотрудников и упразднение неактуальных должностей.
Сергей, владелец пиццерии, принял решение не только сократить количество сотрудников, но и осуществить их массовые увольнения. Более того, он принял решение удалить из штата должность су-шефа, сократить размеры заработной платы и заменить постоянных и высокооплачиваемых специалистов на временных работников.
Чтобы осуществить перестройку предприятия и создать новую организационную структуру, необходимо тщательно изучить различные варианты сокращения штата.
Основные методы оптимизации
Снижение численности сотрудников — это сложный, но иногда необходимый шаг для сохранения бизнеса. Если вы решите применить такую стратегию, то заранее выберите персонал, предупредите их об этом, правильно оформите все необходимые документы и предоставьте законное возмещение. Однако, существуют и другие варианты решения этой проблемы.
Ниже представлены основные сценарии, которые могут быть нам полезны при кризисном снижении показателей. Важно отметить, что нет одного верного и универсального решения, каждый бизнесмен должен выбрать то, что наиболее подходит для его ситуации, возможно, даже соединив несколько сценариев вместе.
Одна из самых радикальных мер, которую можно принять, — это уменьшение количества сотрудников компании и их численности в соответствии со статьями 178, 179, 180 и 318 Трудового кодекса Российской Федерации. В соответствии с общими правилами необходимо предупредить сотрудника о планируемом сокращении письменно, рассчитать необходимые выплаты и расторгнуть трудовой договор.
Метод второй
Сократить издержки на аренду, штат сотрудников, оборудование и поддержание офиса, переведя некоторых сотрудников на удаленную работу за пределами места нахождения компании. Также возможно расторгнуть контракт со специалистом и заключить с ним ГПХ.
Сотрудникам предпенсионного возраста предлагается принять решение об увольнении по собственному желанию. Такой подход называется оптимизацией через раннее выход на льготную пенсию с возможностью получения части среднего заработка до достижения пенсионного возраста. Однако, есть одно условие — необходимо попросить сотрудников воздержаться от поиска другой работы на протяжении этого времени.
Метод четыре
В случае наличия дочерних компаний, рекомендуется переместить специалистов в соответствующие подразделения или создать для них автономные отделы. Например, специалистов в области программирования, разработки и системного администрирования можно перевести в отдел информационных технологий.
Для достижения своих целей иногда нужно выбирать неординарные подходы. Метод 5 — один из таких методов. Он предлагает уникальную стратегию, которая помогает справиться с трудностями и достичь желаемого результата. Этот метод основан на принципах изучения и анализа пяти различных подходов к решению проблемы. Позволяя увидеть проблему с разных точек зрения, метод 5 способствует поиску новых и нетрадиционных решений. При его использовании необходимо проанализировать каждый из пяти подходов и выбрать наиболее подходящий для данной ситуации. Такой подход позволяет рассмотреть проблему с разных сторон и найти решение, которое будет наиболее эффективным и уникальным. Метод 5 не только помогает достичь поставленных целей, но и развивает креативное мышление и способности к поиску инновационных решений.
Уменьшить штат сотрудников с согласия обеих сторон: за добровольное заявление вы предлагаете значительные фиксированные выплаты и помощь в поиске нового рабочего места.
Описание 6
Для уменьшения затрат на постоянный штат мы предлагаем переход на срочные трудовые договоры с согласия выбранных сотрудников. В итоге вы сможете нанимать специалистов на ограниченный период и определенные задачи, экономя на содержании постоянных сотрудников.
Все способы объединяют одинаковые нормы для предпринимателей, определенные Трудовым кодексом. Те, кто решился на уменьшение численности и персонала, также должны внимательно изучить приказ Роструда №253 от 11.11.2022.
Как оптимизировать штат
Разрабатывается совершенно новая организационная конфигурация.
Для достижения финансового процветания бизнеса необходимо иметь эффективную организационную структуру. Если текущая структура не способна обеспечить продуктивность, то необходимы изменения. В этом случае можно рассмотреть следующие шаги:
Наилучшим решением будет оптимизировать кадровый состав после того, как будет разработана новая организационная структура и сформулирована стратегия, чтобы избежать необоснованных расходов на сотрудников, которые на самом деле не являются необходимыми.
Установление требуемого числа работников
При подготовке к увольнению 10 человек, рекомендуется сначала оценить состав коллектива с учетом их должностей в процентном соотношении. Например, в компании находится 3% высшего руководства, 25% среднего уровня менеджмента и 72% обычных сотрудников.
Поэтому, при осуществлении оптимизации персонала, рекомендуется сохранять аналогичное соотношение с незначительной погрешностью. При устранении конкретной должности или бездумном увольнении всех без разбору, возможно нарушение бизнес-процессов.
Как распознать, кто из работников является ненужным?
Проведите классификацию персонала на три категории в соответствии с их профессиональной эффективностью. Этот метод поможет определить эффективность работы каждого специалиста и оценить пользу, которую они приносят бизнесу. Разделите состав команды в соответствии с этим принципом:
При рассредоточении персонала по данным группам, необходимо учесть всех сотрудников — от обычных до руководителей. При принятии решения об увольнении, следует выбирать тех, кого возможно заменить в будущем или чья отсутствие не повлияет на продолжение работы.
Нельзя устранять сотрудников, которые являются неповторимыми в своей работе. Например, нельзя уволить единственного бухгалтера или технолога, на которых зависит вся работа, а также маркетолога, который привлекает хороших клиентов и деньги. Иначе вы рискуете серьезно снизить эффективность работы в конкретных отделах.
Оформление в документарном стиле
При необходимости уменьшить количество сотрудников или провести реорганизацию, необходимо соблюдать правила, установленные Трудовым кодексом Российской Федерации. В противном случае, возможны жалобы со стороны уволенных работников и проверки со стороны трудовой инспекции. Рекомендуется следовать следующему простому алгоритму: