Как ни странно, ведение различных хозяйственных дел сопровождается обязательством подтверждать все свои операции с помощью документов. Безусловно, это создает массу бумажной волокиты, что побуждает искать способы сократить их количество. Однако стоит помнить, что существуют законодательные сроки хранения различных документов, которые нельзя нарушать. Наш материал поможет разобраться, сколько времени нужно хранить банковские выписки и платежные поручения.
Предназначение банковских выписок и платежных поручений
Финансовый отчет (или банковский отчет) — это документ, который отображает перемещение денежных средств организации или предпринимателя через открытый в банке расчетный счет в определенный период времени. Финансовый отчет может быть предоставлен по требованию клиента или контролирующего органа, а также в соответствии с условиями договора об обслуживании расчетного счета.
Платежные распоряжения (или ПР) представляют собой документы, по которым банковская организация обязана передать деньги клиента определенному лицу. В ПР содержатся данные плательщика и получателя, а также сумма, которая должна быть снята со счета отправителя.
Данные, представленные в банковских выписках, свидетельствуют о том, что клиент успешно осуществил свои платежные поручения. Важно отметить, что как банковские выписки, так и платежные поручения являются неотъемлемыми документами, которые налоговые органы часто запрашивают в процессе проведения проверок.
Срок хранения банковских выписок в организации
Существует несколько точек зрения на то, насколько долго организация должна сохранять бухгалтерскую отчетность.
Причина такого несогласования состоит в том, что в законодательных актах России нет четкого установления срока хранения банковских выписок, и существующие правовые документы толкуются по-разному юристами, бухгалтерами, чиновниками и судьями.
Эксперты, которые придерживаются мнения о необходимости хранения бухгалтерской документации не менее 5 лет, опираются на приказ Министерства культуры № 558 от 25.08.2010, который содержит информацию о сроках хранения различных видов документов, включая бухгалтерскую документацию. В соответствии с разделом 4.1 пункта 362, первичные учетные документы и их приложения, подтверждающие совершение каких-либо операций, должны сохраняться в течение 5 лет. В списке примеров таких документов, упоминаются «банковские документы», но не указывается их конкретный вид. То же самое правило закреплено в статье 29 закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ от 06.12.2011 (пункт 1).
По мнению статьи 23 Налогового кодекса РФ, можно считать, что четырехлетний срок является достаточным для хранения бухгалтерских записей. В соответствии с пунктом 1 данной статьи (пункт 8), за этот период налогоплательщик должен обязательно сохранить все документы, подтверждающие его доходы и расходы.
Мнение экспертов, уверенных в том, что нет необходимости хранить банковские выписки, совпадает с позицией Верховного Суда России. В Определении ВС РФ № 307-ЭС16-19374, вынесенном по рассмотрению дела № А56-73410/2015 от 30.01.2017 года, было указано, что в соответствии с законом о бухгалтерии № 402-ФЗ банковские выписки не являются первичной документацией, а самой организации не накладывается обязанность по их хранению.
Срок хранения платежных поручений в организации
Существуют различные точки зрения относительно хранения платежных поручений. Эксперты согласны в том, что они считаются первичными банковскими документами, как указано в пункте 362 Приказа Минкультуры РФ № 558, и должны храниться не менее пяти лет. В отличие от банковской выписки, которая отображает действия банка, платежное поручение отражает волю клиента, который решил распорядиться своими денежными средствами определенным образом. Этот документ является основанием для списания средств, а банковская выписка лишь подтверждает, что это было выполнено.
Чтобы получить разнообразие мнений, можно обратиться к письму Минфина РФ № 03-11-06/2/72657 от 06.12.2016. В последнем абзаце говорится, что как платежные поручения, так и банковские выписки считаются первичными учетными документами для ведомства. Это означает, что срок хранения платежных поручений и выписок о движении средств на расчетном счете составляет не менее 5 лет. Ведомственные письма не имеют юридической силы, а лишь отражают позицию государственного органа по определенному вопросу. Однако, их можно учесть при подготовке к визиту налоговых инспекторов.
Срок хранения банком платежных поручений
На данный момент у кредитных учреждений нет конкретных сроков хранения документов, хотя в 2017 году Центральный банк вместе с Федеральным архивным агентством разработали проект приказа по этому вопросу. Однако Министерство юстиции отклонило его. В настоящее время банки хранят платежные поручения (в электронном виде) в соответствии с общим правилом — не менее пяти лет.
Получите дополнительные сведения по данной теме в системе КонсультантПлюс. Воспользуйтесь возможностью бесплатного тестового доступа в течение 48 часов.
Сколько хранятся платежные документы: сроки хранения
Сколько хранятся платежные документы: сроки хранения
Работа каждого предприятия включает ежедневное появление свежей документации. Среди нее можно отметить контракты, официальную переписку, приказы и распоряжения, а также документы, связанные с финансовыми транзакциями. В данной статье мы рассмотрим платежную документацию, ее значимость для организации и требования к срокам хранения.
Что относится к данной категории
Документы, связанные с произведенной оплатой компанией товаров или услуг контрагентов, являются первичными документами.
Для чего необходимо хранить платежные документы
Внутри организации имеется полная документация, включая документы о платежах, которая содержит информацию о хозяйственной деятельности компании, ее доходах, процессе взаимодействия с партнерами и оплате услуг. Основываясь на первичных платежных документах, ведется учет финансовой деятельности и составляется отчетность, которая может подтвердить правильность внесенной информации при проверке со стороны контролирующих органов.
Чем регламентируются сроки хранения
Сохранение первичной бухгалтерской документации требуется в соответствии с установленными законом временными рамками. Эти сроки определены двумя официальными документами:
Законодательство предусматривает обязательное хранение бухгалтерских документов в течение определенного времени, но не указывает конкретные сроки для каждого вида документов. Однако перечень документов определяет различные периоды хранения в зависимости от их значимости. Согласно ФЗ «О бухгалтерском учете», именно перечень является основой для определения точных сроков хранения, поэтому при составлении списков необходимо в первую очередь ориентироваться на него. В конце 2019 года был утвержден новый порядок перечня, который был упрощен — вместо более чем 1 000 позиций осталось менее 700.
Каковы сроки хранения
Стандартный срок хранения платежных документов составляет пять лет. Все они относятся к первичным документам, поэтому отсчет срока начинается после их оформления за отчетный год. Важно помнить, что в случае возникновения споров и разногласий, связанных с платежными документами, необходимо хранить их не только в течение пяти лет, но и дольше, до принятия решения по делу, даже если это произойдет после истечения установленного срока.
Отличается ли срок для электронных документов
В соответствии с действующим законодательством, архивный фонд включает документацию, независимо от того, в каком формате она сохраняется — на бумаге или в электронном виде. Если документы имеют юридическую силу и существуют в электронной форме, их не обязательно печатать.
Что грозит организации в случае несоблюдения сроков
Замечания со стороны органов контроля и, как следствие, наложение административного штрафа, а также невозможность подтвердить свою правоту в случае разногласий с партнером. Более того, в соответствии с «Положением о документообороте», в случае утраты бухгалтерских документов, руководитель обязан сформировать комиссию и провести расследование с целью установления причин произошедшего.
Необходимо оговорить, что в случае, когда документы были потеряны из-за непредвиденных обстоятельств, таких как стихийные бедствия, пожары, кражи и другие подобные ситуации, очень важно удостовериться в том, что произошедшее было не зависимо от управления компании. В этом случае следует незамедлительно зафиксировать событие, а также получить соответствующее заключение от компетентных служб, чтобы подтвердить отсутствие причастности руководства компании к данному инциденту.
Первичная документация: срок хранения
Первичная документация: срок хранения
На момент проведения хозяйственных операций, необходимо напечатать документы первичного учета. Список таких документов может отличаться в зависимости от типа сделки. Также, у каждого из этих документов есть уникальные сроки хранения.
Согласно Налоговому кодексу Российской Федерации, документы должны храниться в течение 4 лет (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК России). Истечение указанного срока начинается после окончания отчетного (налогового) периода, в котором данные документы использовались последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налогов, а также подтверждения доходов и расходов.
Приказом № 236, выданным Росархивом 20 декабря 2019 года, были установлены сроки хранения основных первичных документов. В таблице ниже приведены эти документы и их соответствующие сроки хранения.
| : Документный тип | текст, необходимо принять во внимание множество факторов. | Хранение продуктов |
|---|---|---|
| Договор | При рассмотрении параметров соглашения | Длительность аренды недвижимости составляет 10 лет, аренды движимого имущества — 5 лет после окончания срока действия договора. Срок действия договоров банковского счета составляет 5 лет. Договоры дарения имущества действуют до ликвидации организации. Сотрудничество с международными и иностранными организациями устанавливается на постоянной основе. Договоры об оказании аудиторских услуг сохраняются в течение 5 лет. Договоры на эксплуатацию, ремонт и аренду внутренней связи сохраняются в течение 5 лет после окончания срока действия договора. |
| Выдержка из текущего счета | Во время рассчета за проведение сделки | прошло пять лет |
| , а также другие документы, удостоверяющие факт финансовых операций, являются важной составляющей учетной отчетности. | Во время рассчета за проведение сделки | прошло пять лет |
| Документ, подтверждающий передачу товара от одного лица другому, и содержащий информацию о количестве и качестве товара, а также о его стоимости и условиях доставки. | После получения товара или оказания услуги | прошло со дня, когда наступило полвека |
| Отчет о проделанной работе/предоставленных услугах | После получения товара или оказания услуги | прошло со дня, когда наступило полвека |
Обязательные первичные документы
Список необходимых бумаг, которые необходимо составить при совершении любой сделки:
Договор
При выполнении сделки заключение договора является неотъемлемой частью процесса. В документе прописываются все важные моменты предстоящей сделки: порядок и условия оплаты, доставка товара, сроки выполнения работ или оказания услуг. Для обеспечения юридической значимости договор оформляется в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами.
Для определенных сделок необязательно иметь письменное соглашение. Например, когда покупатель получает кассовый или товарный чек, договор купли-продажи считается заключенным.
Квитанция для расчета суммы платежа
Когда поставщик выставляет счет на оплату, он устанавливает цену на свои товары или услуги. Если покупатель соглашается с условиями сделки, он выплачивает указанный в счете сумму.
или торговые квитанции — это документы, которые подтверждают факт покупки товара или получения услуги от продавца. Эти чеки являются неотъемлемой частью бухгалтерии и налогообложения и должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. В них указываются сумма покупки, дата и место ее совершения, а также информация о продавце и покупателе. БСО являются важным инструментом для контроля за налоговыми обязательствами и представляют собой юридически значимые документы.
Эти письменные документы служат доказательством того, что товары или услуги были оплачены.
В эту категорию документов по оплате входят также платежные требования и поручения. Для получения поручения покупатель может обратиться в банк и произвести оплату с использованием безналичного платежа.
Товарный ордер или товарный билет
Накладные применяются в основном компаниями с целью оформления отпуска/продажи продукции или товарно-материальных ценностей, а также для последующего учета их получателем.
Для правильного оформления документации требуется заполнить две копии накладной. Первая копия должна быть подписана и заверена печатью организации лицом, отпускающим товары. Вторая копия будет подписана и официально заверена печатью стороной, принимающей товары.
Документ, подтверждающий предоставление услуги (выполнение работы)
Акт является официальным документом, подтверждающим осуществление сделки, а также информацию о стоимости и сроках выполнения услуг или работ.
Исполнитель вручает своему заказчику акт после предоставления услуг или завершения работ. Этот документ подтверждает, что услуги (работы), предоставленные или выполненные, соответствуют условиям, установленным в заключенном договоре.
Счет-фактура
Движение НДС контролируется при помощи счетов-фактур. Обычно счета-фактуры составляются вместе с товарными накладными или актами.
Счет-фактура является неотъемлемым документом для подтверждения возможности вычета НДС по предъявленным суммам. Все организации, выплачивающие НДС, обязаны составлять этот документ.
Стандартный передаточный документ (СПД), применимый ко всем случаям
Данный документ замещает два других документа:
Сроки хранения банковских документов в 2023 году: для организаций и ИП
Сроки хранения банковских документов в 2023 году: для организаций и ИП
Главбух Ассистент, который имеет опыт работы в бухгалтерии свыше 10 лет и общий профессиональный стаж в этой сфере — 16 лет, рекомендует использование услуг аутсорсинга в области бухгалтерии и кадрового делопроизводства.
Мы изучаем специфику сохранения и последующего использования банковских документов в зависимости от различных видов собственности.
В правовых нормах отсутствует однозначное определение банковских документов. Для предпринимательской организации это охватывает все документы, связанные с осуществлением операций и получением услуг у кредитной учреждения.
Такие документы свидетельствуют о проведении операций по счету предпринимателя, его взаимоотношениях с кредитной организацией и являются основанием для бухгалтерского учета. Они включают не только переводы и поступления денежных средств от контрагентов, уплату налогов и сборов, но и оплату банковских услуг, таких как РКО, погашение кредита, начисление процентов на остатки счетов.
Специалисты аутсорсинговой компании Главбух Ассистент могут помочь вам упорядочить бухгалтерские дела вашей компании. Если у вас нет сотрудников, занимающихся этим, и нет возможности самостоятельно вести «бумажные дела», вы можете воспользоваться их поддержкой. Стоимость их услуг составляет от 9000 рублей в месяц.
Необходимо строго придерживаться установленного срока хранения банковской документации в организации. Эти документы играют важную роль при осуществлении текущих гражданско-правовых отношений с нашими партнерами. Это предотвратит возможные споры и разногласия с контролирующими органами, контрагентами или сотрудниками в будущем. Более того, наличие этих документов поможет предоставить необходимую информацию и доказательства в случае спорных ситуаций или проверок. Например, это может быть подтверждение платежей, уплаты налогов, зарплаты, страховых и пенсионных взносов. Поэтому, соблюдение срока хранения банковской документации является крайне важным и обязательным действием в нашей организации.
Срок хранения банковских документов в ООО
Длительность хранения варьируется в зависимости от категории банковских документов и определяется соответствующими законодательными актами.
Для того чтобы установить конкретные сроки для определенного типа документации, необходимо учесть все нормы, указанные в соответствующих законах, и следовать следующим правилам:
В реальной жизни предприниматели не всегда имеют возможность самостоятельно определить правильный срок хранения банковской документации. Это связано с тем, что в приказе №236 не указаны отдельные разделы для банковских документов и нет конкретного списка, который бы указывал на все их разновидности. Как результат, возникают разные точки зрения.
Существует различные мнения относительно срока хранения выписок по счету. Некоторые считают, что их необходимо сохранять в течение 5 лет, другие ограничиваются 4 годами, а третьи утверждают, что можно не хранить выписки, а получать их при необходимости у банка. Тем не менее, в случае отзыва лицензии и ликвидации банка осуществление запроса может быть существенно затруднено, поэтому банковские документы лучше хранить самостоятельно.
В результате объединения информации о сроках хранения различных видов документов, мы создали единую таблицу. Важно отметить, что установлены как общие, так и специфические критерии для определения начала периода хранения. Согласно общим правилам, этот период начинается с 1 января года, следующего за отчетным.
Универсальная схема сохранения финансовых записей банка:
Продолжительность сохранения, годы.
Срок хранения банковских документов в 2024 году
Срок хранения банковских документов в 2024 году
Пять лет организация обязана сохранять бумажные и электронные документы, относящиеся к банковской сфере. Давайте рассмотрим более подробно, какие именно документы можно отнести к категории «банковские».
Срок хранения банковских документов в 2024 году с учетом изменений
Важно! Сроки сохранения учетных записей пересмотрены на 2024 год. Пожалуйста, придерживайтесь новых сроков хранения.
До 18 февраля 2020 года оставалось немного времени.
C учетом изменений от 17 марта 2021 года, начиная с 18 февраля.
Строчка в Списке
До 18 февраля 2020 года оставалось немного времени.
C учетом изменений от 17 марта 2021 года, начиная с 18 февраля.
Строчка в Списке
В течение пятилетнего периода (включая его использование в качестве неотъемлемого документа для проведения расчетов и уплаты налогов)
Арендные или субарендные соглашения
в течение продолжительного времени, которое не менее 10 лет
Спустя 10 лет после прекращения юридической ответственности по заключенному соглашению
Я разрешаю обработку моих личных данных.
75-летний юбилей отмечается в честь выдающихся трудовых достижений.
Спустя 3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва
Отчёты о неполных поставках и кражах
10 лет после компенсации убытков
письменные документы, подтверждающие получение заработной платы и прочих выплат
В течение 5-ти лет, если лицевой счет отсутствует, будет приниматься возраст 50/75 лет.
В течение шести лет, в случае отсутствия лицевых счетов, возникает возможность зарегистрировать их только через пятьдесят или семьдесят пять лет.
Налоговые агенты представляют реестры, содержащие информацию о доходах физических лиц.
За пять лет прошло не только время, но и были собраны все необходимые документы для правильного расчета и своевременной уплаты налогов налоговыми агентами.
Представленные документы касаются переустройства долга по страховым взносам.
Документы, связанные с переорганизацией задолженности по налогам, имеют отметку «6 лет» в списке на странице 315.
Упрощенная система налогообложения включает в себя важный аспект — ведение книги доходов и расходов.
в течение продолжительного времени, которое не менее 10 лет
В течение пятилетнего периода (включая все необходимые документы для рассчета и уплаты налогов)
Следственные материалы об учете амортизации и выбытии основных средств и нематериальных активов.
в течение продолжительного времени, которое не менее 10 лет
5 лет спустя после выхода активов
Документы, оформляющие передачу права собственности на недвижимость
в течение продолжительного времени, которое не менее 10 лет
Спустя 5 лет с момента передачи имущества (включая все сопутствующие документы, необходимые для подсчета и уплаты налогов)
Обсуждение покупки офисных принадлежностей, билетов и бронирования номеров в отелях.
В процессе ведения хозяйственной деятельности в организациях накапливается заметное количество банковских документов. Это включает в себя:
В соответствии с распоряжением № 236 от 20.12.2019 года Росархива, период хранения всех указанных документов составляет 5 лет, начиная с года, последнего использования.
Для электронного обмена документами между банком и предприятием, включая отношения банка и клиента, также устанавливается одинаковый пятилетний срок действия системы.
Заметьте, судимость реально может ожидать главного бухгалтера, если он украл деньги фирмы или содействовал директору обналичить суммы счета. В наших примерах мы продемонстрировали, как главных бухгалтеров привлекали к уголовной ответственности. Не повторяйте ошибок своих коллег.
Сроки хранения банковских документов в 2024 году (таблица)
продукта в данном случае указан на упаковке и составляет 2 года с момента изготовления.
Основание
Банк и касса
Подготовка документов для начала, прекращения или изменения расчетных счетов.
Страницы 257 и 258 в списке, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 года под номером 236.
Соглашения о банковском счете
Прошло пять лет с момента истечения срока действия соглашения.
Список на странице 259 был утвержден приказом Росархива 236 от 20.12.2019 года.
Соглашения об одалживании и предоставлении кредитов
Документация, подтверждающая передачу суммы средств
А через 5 лет, когда все наши обязательства будут полностью выполнены и экспертно-проверочная комиссия проведет свою проверку,
В течение десяти лет существует возможность обеспечения имущества залогом.
Расположение 261 страницы в списке было одобрено приказом от 20.12.2019 № 236 государственного архива России.
Предоставляемая форма подлежит обязательному заполнению в строгом соответствии с установленными требованиями отчетности.
Клиенты, включая организации и индивидуальных предпринимателей, обязаны сохранять документы в течение 5 лет с момента окончания финансового года.
Если мы говорим о документе, который требуется для проведения расчетов и уплаты налогов, то мы говорим о периоде в 5 лет.
Продавцы не должны сохранять чеки (БСО) в своем владении.
Статья 29 Часть 1 Закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ может быть изложена таким образом:
Пункт 8, пункт 1, статья 23 Налогового кодекса.
Документация, подтверждающая проведение расчетов с клиентами.
В течение пятилетнего периода (включая его использование в качестве неотъемлемого документа для проведения расчетов и уплаты налогов)
Статья 29 Часть 1 Закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ может быть изложена таким образом:
Пункт 8, пункт 1, статья 23 Налогового кодекса.
Уничтожение документов после истечения срока хранения
Уничтожение документов возможно в следующем году после окончания периода их хранения.
Необходимо провести инвентаризацию документов перед их уничтожением. Для этой цели формируется специальная комиссия, которая должна включать сотрудников, обладающих знаниями о правилах и сроках хранения документов, таких как работники бухгалтерии или финансового отдела.
Руководитель организации утверждает состав комиссии приказом.
После этого комиссия составляет документ, который относит на уничтожение все документы, у которых закончился срок хранения. В этом документе указываются следующие сведения:
Все члены комиссии ставят свои подписи под актом, и руководитель организации его утверждает. После этого все документы, которые были указаны в акте, подлежат уничтожению.
Есть несколько способов, с помощью которых можно уничтожить документы:
Для избежания возможной блокировки счета рекомендуется провести проверку в отношении своих контрагентов.
ФНС обновила долги компаний на 1 мая
Налоговая служба внесла изменения в долги предприятий на 1 мая 2024 года. Осуществите проверку, опираясь на ИНН, чтобы узнать, какие суммы налогов и взносов требуются от вашей организации со стороны налоговых органов.
Оплата за превышение времени сохранения письменных материалов
За несоблюдение правил и временных рамок хранения документации предусмотрено административное наказание. Таким образом, компания или индивидуальный предприниматель могут быть оштрафованы в размере от 2000 до 3000 рублей.
Если первичные документы, счета-фактуры и регистры налогового учета отсутствуют, налоговая служба имеет право наложить штраф в размере 10 000 рублей на организацию.
Если налоговые службы установят, что отсутствие необходимых документов привело к сокрытию налоговых обязательств, то компания может быть принуждена уплатить штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога, при условии, что он не будет менее 40 000 рублей.
Если не предоставить требуемые документы организации при запросе, то взимается штраф в размере 200 рублей за каждый документ, который не был предоставлен.
Это является интересным фактом. В случае, если участник ищет возможность выхода из Общества с ограниченной ответственностью, его доля автоматически переходит в общее владение Общества. Закон обязывает компанию выплатить участнику фактическую стоимость его доли и принять решение о дальнейших действиях. Мы провели разработку алгоритма, который позволяет учет операций и расчет налогов в данной ситуации.